Une planification en neuf étapes pour le parfait événement corporatif

On vous a élu responsable de l’organisation de l’événement de votre entreprise… Que ce soit, un congrès, une journée de formation et de conférences, le souper de Noël ou un salon promotionnel, il n’y a qu’une clé pour sa réussite : la PLANIFICATION!

Oui, la montagne à gravir paraît énorme. Oui, il y a beaucoup de choses auxquelles penser. Oui, ça vient avec un bon volume de stress. Mais c’est aussi un très beau défi! Et parce que nous sommes conscients des tenants et aboutissants d’une telle responsabilité, nous vous avons préparé quelques pistes qui sauront, nous en sommes certains, alléger quelque peu votre fardeau et vous permettre de réaliser un événement dont le succès sera retentissant!

Prêts? Partez! 

 

  1. LES RÉFLEXIONS PRÉALABLES

Peu importe l’objet ou le sujet de votre événement, la plupart des organisateurs d’événements suggèrent de songer non seulement aux objectifs et au public qu’il vise, mais aussi à un thème, à un concept, ou à une idée maîtresse avant de se lancer dans quoi que ce soit. La conceptualisation de votre événement guidera la plupart de vos choix et de vos actions tout au long de son organisation. Une étape cruciale, donc, et trop souvent négligée. Ce seront les détails que les participants noteront assurément, et une ligne directrice sera garante de votre réussite.

Parmi les premières étapes visant la bonne réalisation de votre projet, il y a bien entendu la formation de votre équipe. Adjoignez-vous, au sein de votre entreprise, les meilleurs équipiers et confiez-leur les aspects qui relèvent de leurs compétences – et de leurs intérêts! Leur implication et leur savoir-faire seront les fers de lance pour mener à bien votre événement. Établissez avec votre comité d’événement une liste des diverses actions à prendre et distribuez les tâches entre vous. C’est aussi à cette étape que nous vous conseillons de confier la responsabilité de coordonnateur de l’événement à l’un d’entre eux : cette personne sera LA personne-ressource le jour de l’événement. Remarquez, ce peut aussi être vous.

 

  1. LE BUDGET ET SA VENTILATION

Peut-être vous a-t-on confié un budget avec lequel travailler ; peut-être aussi vous a-t-on demandé d’en monter un… Pour toutes les prochaines décisions, démarchez plusieurs fournisseurs pour avoir une idée générale des coûts moyens impliquant chaque segment de votre événement. Vous aurez un meilleur portrait du budget global requis pour la concrétisation de votre projet. Déterminez quels montants vous dégagerez pour chacun d’entre eux. N’oubliez pas de préparer des contrats.

 

  1. LES PREMIÈRES DÉCISIONS : LA DATE, L’HORAIRE ET LE LIEU

L’événement que vous planifiez est peut-être récurrent ou à date fixe. Il se peut aussi que vous ayez tout le loisir de déterminer à quel moment de l’année il aura lieu. Évidemment, sauf pour un souper de Noël, par exemple, mieux vaut éviter la période des Fêtes, les veilles de jours fériés, les périodes de vacances, etc. Aussi, tout dépendant des intervenants requis le jour de votre événement (conférencier, formateur, DJ, etc.), veillez à ce que ceux-ci soient disponibles au jour et à l’heure que vous aurez déterminé. Notez qu’il faut souvent contracter leurs services bien à l’avance.

La taille de votre événement a bien sûr un impact direct sur le lieu où vous le tiendrez. Pensez déjà au nombre de personnes escomptées ou requises, et visitez les salles que vous aurez présélectionnées en ayant ce nombre en tête. L’accessibilité des lieux est aussi un facteur de décision de première importance (transport en commun, stationnement, etc.).

 

  1. L’AMBIANCE, L’ATMOSPHÈRE ET LE DÉCOR

Une fois votre salle choisie, il vous faudra penser à l’habiller! En songeant à votre concept, de quelle façon pourriez-vous donner vie à cet espace pour qu’il soit mémorable? Aurez-vous besoin de fournitures supplémentaires (tables, chaises, nappes, etc.) ou particulières (lutrin, écran, scène, projecteur, tableau, etc.)? Commanderez-vous des fleurs? Y jouera-t-on de la musique? Y aura-t-il un éclairage particulier? Des décorations? Des bannières à l’effigie de votre entreprise? Faites des croquis, échangez avec votre équipe.

 

  1. LE DÉMARCHAGE ET L’EMBAUCHE DE PROFESSIONNELS

À cette étape-ci, recherchez les professionnels dont vous aurez besoin pour mener à bien votre événement. Il peut s’agir d’un animateur ou d’un hôte, d’un photographe, d’un conférencier, d’un graphiste, d’un DJ, d’un fleuriste, d’un traiteur… Faites-vous recommander des ressources par votre réseau, demandez des devis, comparez, essayez et n’oubliez pas de faire signer un contrat à ceux que vous aurez choisi d’embaucher!

 

  1. LE MENU

Les participants à votre événement s’attendront à se mettre quelque chose sous la dent ; prévenez leurs fringales! Beaucoup de salles de réception offrent le service de traiteur : informez-vous des menus offerts et des modifications que vous pouvez y apporter ou non. Pensez aux éventuelles allergies de vos participants et établissez un menu en conséquence. Votre événement s’échelonnera-t-il sur toute la journée? Si tel est le cas, il faut prévoir des collations. Si vous engagez votre propre traiteur, démarchez plusieurs entreprises.

 

  1. LA PRÉPARATION ET L’ENVOI DES INVITATIONS

Créez ou achetez des invitations que vous pourrez envoyer sous la forme qui vous apparaît la plus appropriée, que ce soit par la poste ou par courriel ou, même, sous forme de formulaire d’inscription électronique. Si votre événement est payant, prévoyez que vos participants souhaiteront probablement obtenir un reçu.

 

  1. L’ÉVÉNEMENT

Avec votre équipe, dressez au préalable un portrait de la journée (ou de la soirée). Ce déroulement vous permettra de garder le cap sur ce qui suit ou précède une activité et d’anticiper les éventuels pépins ou accrocs. Gardez en tête que si vous avez nommé une personne-ressource en début de processus, celle-ci doit connaître votre événement sur le bout des doigts, et donc être en mesure d’agir et de réagir au mieux! Faites-lui confiance.

 

  1. LA RÉTROACTION

Un des principaux objectifs de l’organisation d’un événement est surtout de vouloir laisser une bonne impression aux participants. Qu’ils soient fiers d’y avoir assisté, qu’ils en gardent de bons souvenirs et, qu’en somme, ils aient vécu une expérience. Faites en sorte que ce soit le cas, et ne négligez pas la rétroaction. Avec tout le labeur que votre équipe et vous avez mis à la réalisation de votre événement, il est hautement pertinent de savoir ce que les participants en ont pensé! Vous pourriez préparer un livre d’or pour recueillir les commentaires, envoyer un rapide questionnaire la semaine suivant l’événement ou disposer des cartons d’appréciation dans la salle… Ces commentaires, le plus souvent constructifs, vous alimenteront pour réajuster le tir pour votre prochain mandat et, par conséquent, vous permettront de devenir encore meilleur!

 

Nous espérons que ce guide vous aidera a planifier le parfait événement et si jamais vous aviez encore des questions, n'hésitez pas à nous contacter.