Que ce soit pour votre diplôme d'études secondaires, du Cégep ou universitaire, l’obtention d’un diplôme mérite un magnifique bal de fin d’études. Les diplômés doivent mettre derrière eux leurs années sur les bancs d’école et se préparer à franchir les prochaines étapes d’une nouvelle vie vers un avenir plein de promesses. Voici quelques conseils d’organisation pour faire de cet évènement un moment inoubliable.

Le comité de planification
Organiser la soirée de finissants parfaite est un effort collectif, formez un comité de planification et n’hésitez pas à utiliser un outil de gestion de projets en ligne pour coordonner votre équipe (il existe plusieurs solutions gratuites à votre disposition). Répartissez vos bénévoles en petits groupes ou sous-comités afin de gérer le projet avec un maximum d’efficacité. Ainsi vous pourriez organiser des sous-comités pour le budget, la collecte de fonds, la logistique, la décoration, la restauration, le divertissement, les billets et invitations.

Les billets d’admission et listes d'invités
Une fois que vous avez estimé le nombre d'invités attendus, vous devriez penser aux « pièces rapportées » (famille et ami(e)s des diplômés). Décidez ensemble d’une politique d’achat de billets (par exemple : tous les billets doivent être achetés par une personne de votre école / département et pas plus d’un billet supplémentaire par invités). Par ailleurs, il est inévitable que certains invités perdent ou oublient leurs billets, préparez une guest-list complète que vous remettrez à l’équipe qui s’occupera de l’accueil des invités le jour de l’événement.

Le thème
Choisir un thème pour votre bal vous aidera à avoir une vision d’ensemble cohérente pour la décoration, le menu et l’ambiance générale du bal. Bien qu’un thème aux couleurs de votre école soit un classique des fêtes de fin d'études, vous pourriez aussi en trouver un plus original. Voici quelques idées de thèmes possibles : films (Harry Potter, La La Land, Gatsby le Magnifique, James Bond), pays (France, Italie, Espagne) ou événements (Carnaval, soirée Casino, bal masqué).


Le menu
Anticipez les restrictions alimentaires et les allergies, consultez vos invités à l’aide d’un sondage (en ligne de préférence) et fixez une date limite de réponse qui concordera avec le délai fixé par votre traiteur pour le décompte final d’invités.

Promotion de l'événement
Pour assurer le succès de votre événement, faites en la publicité en promouvant les activités et les divertissements prévus pour le grand soir, organisez des concours où les gens peuvent gagner des prix qui seront remis lors du bal. Vous pouvez également ajouter une touche de mystère afin de maintenir l’intérêt de vos invités. Par exemple, vous pourriez garder le lieu de la salle de réception secret.

Mise en place et liste de vérification
Le jour J est enfin arrivé, tout a été planifié de A à Z, mais vous ne pourrez vous rappeler de chacun des détails, faites des listes de vérification. Organisez vos bénévoles et assignez leur des tâches, cela nécessitera certainement un peu de planification, mais cela en vaudra la peine lors de la soirée. Apportez également une liste des numéros de téléphone importants afin de pouvoir entrer en contact avec qui que ce soit le moment venu. N'oubliez pas de partager vos listes de vérification avec l’équipe de coordination de votre salle de réception.

 

Et voilà, le moment tant attendu est arrivé, il ne vous reste plus qu’à lancer le bal et surtout n’oubliez pas de profiter pleinement de ce merveilleux moment. Si vous avez d’autres questions concernant l’organisation et la tenue d’un bal de finissant, n’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts.