La planification de votre événement, de la nourriture au divertissement est importante, mais l’enthousiasme et l’hospitalité que vous démontrez aux personnes présentes sont presque plus importants. Il est maintenant temps de passer du rôle de planificateur à celui de l'hôte. Voici quelques conseils pour devenir l'hôte parfait.


Dernières vérifications
Arrivez tôt avec votre équipe et faites un dernier tour dans la salle avant que les premiers invités ou participants arrivent pour rattraper tout ce que vous auriez pu manquer. Assurez-vous qu'il y ait suffisamment de panneaux de signalisation et que les lieux importants sont clairement indiqués. N'oubliez pas non plus de créer une ambiance musicale et de préparer des collations et des boissons pour accueillir les invités. Assurez-vous de bien connaître le planning de l’événement, l’hôte doit avoir accès à toutes ses informations lorsque les inévitables questions vous seront posées.


Artistes / conférenciers
Assurez-vous de rencontrer les artistes ou les orateurs en personne avant l’événement. Rendez-vous accessible au cas où ils aient des questions ou des commentaires avant ou pendant l’événement.
Vous devriez également veiller à leurs besoins, vous ne voulez pas qu’ils aient faim, soif ou soient confus quant à leur rôle dans l’événement.

Invités
La clé pour être un hôte parfait est de penser au confort et au plaisir de vos invités avant tout. Assurez-vous de créer une ambiance chaleureuse et que vos invités se sentent aussi bien accueillis et confortable que possible. En fait, c’est votre responsabilité et c’est votre chance de faire une bonne première impression. Alors faites votre boulot. Souhaitez la bienvenue à vos invités et demandez les noms de ceux que vous n'avez pas encore rencontrés.
Assurez-vous de savoir exactement où se trouvent la salle de bain, les ascenseurs, les vestiaires et l’espace fumeur; ce sont des choses que vos invités vous demanderont souvent. Faites toujours passer vos invités en premier et assurez-vous qu'ils se sentent uniques.

Encourager la participation
Vous n’avez pas travaillé si durement pour que vos invités s’ennuient et perdent rapidement tout intérêt. La dernière chose que vous voulez, c'est qu'ils soient collés à leur téléphone ou qu'ils vérifient leurs montres. Commencez la soirée avec une intervention d’ouverture efficace, mettez-y des ondes positives et énergiques. Avant le début d'un événement, le public s'interroge toujours sur le déroulement de l'événement. Si vous ne répondez pas à ces questions d’emblée, elles tendent à devenir des distractions qui empêchent les membres de votre auditoire d’être attentif. Si vous avez des conférenciers invités, organisez une session de questions-réponses. Si c’est un événement décontracté, essayez d’organiser un jeu pour briser la glace ou une compétition amicale entre vos invités. Préparez certaines zones avec des activités auxquelles ils peuvent s’adonner tout en se promenant dans la salle.


Les réseaux sociaux
De nos jours, les médias sociaux sont le point de convergence de tout ce qui se passe, y compris pour les événements. Le jour de l'événement est l'occasion idéale pour faire du bruit autour de votre événement en cours. Préparez un photomaton ou un autre emplacement photo désigné avec le nom de votre événement et votre mot-clic bien visible. Lorsque des personnes prennent et partagent des photos, elles feront automatiquement la promotion de votre événement auprès de leurs abonnés.

Photographe
Embaucher un photographe pour capturer les faits saillants de l'événement. Voir quelqu'un se promener avec un appareil photo à la main, confèrera à votre événement une aura glamour et stimulera et encouragera la participation de vos invités.

 

Réactions
Socialisez avec vos invités et écoutez leurs commentaires. Obtenir un retour direct des convives vous permettra de comprendre non seulement leurs arguments rationnels mais aussi leurs véritables sentiments.


Temps
La plupart des événements impliquent une bonne gestion du temps. Vos intervenants ont probablement un horaire imparti. Votre DJ/groupe devra peut-être monter sur scène à une heure précise. La nourriture et les boissons doivent être servies à une heure donnée. Vos invités doivent être dirigé/assis dans les temps pour la prochaine intervention. Vous devez être souple, tenter de maitriser le temps quand vous le pouvez et adaptez-vous dans les circonstances hors de votre contrôle.

La fin
Dites au-revoir et raccompagnez les derniers invités. Une fois que tout est remis en ordre, assurez-vous de récompenser votre équipe et vos bénévoles pour un travail bien fait. Peut-être envisager une petite célébration pour marquer la fin de l’événement avec succès. Prendre des dispositions pour que toute votre équipe rentre à la maison.

N’oubliez pas que le jour de l’événement, les choses se passent rarement comme prévu. Ne vous en formalisez pas trop! Personne ne le remarquera, et s’ils le font, les gens sont généralement indulgents (surtout s'ils sont subjugués par la beauté de nos salles). Rappelez-vous que les gens assistent à votre événement pour passer un bon moment, pour échanger avec les autres et parfois pour apprendre quelque chose. Le jour de l'événement, votre rôle doit changer de planificateur à hôte affable. L’équipe du Windsor est là pour vous aider pour la planification, alors décontractez-vous et contactez-nous.