Les réunions d’affaires en personne permettent une communication claire et une prise de décision plus efficace. Que vous rencontriez des partenaires, des fournisseurs ou des employés, instaurez un certain décorum à vos réunions professionnelles est la clé de la réussite en affaires. Trop souvent, les réunions durent plus longtemps qu'elles ne le devraient et perdent de leur efficacité, voici nos recommandations pour une réunion réussie.

Objectif. Déterminer un objectif clair donnera le ton à la réunion et mobilisera les participants. Votre objectif devrait être spécifique et mesurable. Si possible demandez à chaque participant d'arriver prêt avec une liste d'idées.

 Le bon jour. Si vous souhaitez la participation de tous, choisissez une journée ou vos équipes seront motivées et à l’écoute. Chaque organisation à son rythme, essayez de voir le jour de la semaine où vos collègues sont le plus réceptifs.

Illustrez votre propos. Lorsque vous présentez de nouvelles idées ou des informations complexes, expliquez le tout avec une histoire rapide et utilisez des exemples.

Décision. Les réunions les plus efficaces impliquent les parties prenantes pour s'assurer que les décisions puissent être prises immédiatement. Si un décideur clé n'est pas disponible, reportez ou remplacez l’absent par une personne en mesure de décider ou de rapporter l’information en lieu et place de la personne absente.

Limite de temps. Les réunions qui trainent pendant des heures amènent les participants à perdre leur patience et leur concentration. L’attention des participants est courte et leur temps précieux. Les réunions les plus productives commencent à l'heure et se terminent à l'heure.

Prioriser. Pour vous assurer que les objectifs soient atteints, discutez d'abord des problèmes les plus importants. De cette façon, si vous perdez l’intérêt des gens ou si certains quittent en cours, vous aurez quand même atteint vos objectifs principaux. 

Récapitulatif. À la fin de la réunion, repasser rapidement à travers toutes les décisions, les échéances et clarifiez toute action à venir. Tout le monde doit quitter la réunion en sachant ce que l'on attend d'eux pour la suite. Programmez les réunions futures immédiatement.

Lorsque vous organisez une réunion d’affaires en dehors du bureau, les participants sont moins distraits et plus impliqués. Cela vous permet également de ressouder les liens. Vous cherchez votre prochain lieu de réunion à Montréal ? Ne cherchez plus et appelez-nous, notre équipe se fera un plaisir de vous aider à faire de cette rencontre une réussite.