Vous pensez planifier un événement hybride? Ces 7 questions vous guideront dans votre décision

7 questions clés à se poser si vous considérez l'organisation d'un événement hybride.

1. Quand a lieu l'événement? 

Il existe des preuves solides indiquant la possibilité d'une seconde vague de coronavirus, donc le confinement est en suspens!

Pour éviter toute incertitude, la planification d'un événement hybride pourrait être votre meilleur choix si vous souhaitez organiser une forme de rassemblement général d'ici à la fin de l'année ou en début 2021.

La date ferme donnera à vos employés quelque chose à espérer sans douter de sa possibilité!

2. Quel est votre budget?

Tout événement virtuel sera inévitablement beaucoup moins couteux qu'un événement complet en personne dans un lieu local. Les salles de bal le Windsor offrent des tarifs spéciaux qui correspondront à vos besoins et à votre budget.

Sans aucun doute, la diffusion Web nécessite plus de financement qu'un simple événement entièrement virtuel car elle implique au moins un technicien compétent, un système audiovisuel, une plate-forme d'intégration transparente et une connexion Wi-Fi fiable pour éviter tout problème pour vos spectateurs à la maison.

Si vous avez un surplus de budget, votre public à domicile appréciera sans doute d’un panier de luxe livré pour compenser l’absence de cocktails et de plats raffinés sur place.

Aux salles de bal le Windsor, nous proposons de tels paniers gratuits personnalisables.

3. D'où viennent vos participants?

Une fois que vous avez déterminé le but et le ton du rassemblement, vous pourrez évaluer si votre audience est dispersée à l'échelle mondiale, nationale ou régionale. Plus vos participants sont éloignés à travers le monde, plus un événement hybride devient attrayant en ces temps incertains.

Si vous préférez un événement hybride plutôt qu'un événement entièrement virtuel, vous devez vous assurer que les participants en direct peuvent se rendre au lieu de votre choix et se sentir en sécurité. Il est essentiel de limiter le nombre de participants en direct et de ne pas dépasser la politique la plus stricte de votre gouvernement. Idéalement, les hôtes, les orateurs et les invités spéciaux devraient être sur place plutôt que les auditeurs.

4. Vos employés sont-ils fatigués des réunions Zoom?

Si le Zoom est devenu un outil de travail quotidien ou hebdomadaire pour votre entreprise, la probabilité qu'une assemblée générale entièrement numérique soit stimulante est faible. Dissocier les vidéos Zoom des réunions devient alors un défi. À l'inverse, en annonçant un événement hybride avec un agenda pertinent et des conférenciers invités, votre offre devient différente et unique!

Les événements hybrides sont organisés, programmés et filmés de manière professionnelle. Investir dans une équipe audiovisuelle réputée est essentiel pour que les interactions soient fluides entre les membres du public et les orateurs présents sur place. Sans aucun doute, cela devient plus divertissant!

Aux salles de bal le Windsor, nous vous suggérons d'ajouter des composantes amusantes à vos fonctions hybrides pour augmenter l'engagement. Par exemple, nous proposons des paniers de produits livrés aux participants à domicile, et nous pouvons créer des concours en direct, mettre en œuvre des sondages en temps réel directement dans les marges de l'écran des spectateurs.

5. Vous désirez ravoir la structure et l’ordre que votre entreprise avait avant cette période chaotique?

Une fonction hybride peut satisfaire ce manque avec son agenda et sa logistique clairs. Cela devrait être le moment fort de l'année!

Voici quelques idées de contenu:

• Il peut inclure une présentation sur les événements marquants de votre entreprise 
• Mention des employés qui ont fait la différence (en se démarquant en temps de crise)
• Une carte de l'état de votre entreprise et du processus de restructuration (avant, maintenant et après)
• Questions ouvertes aux opinions des employés de tous niveaux sur les idées et solutions créatives pivotantes (avec une case anonyme pour saisir les «réponses» et les «meilleures idées» peuvent être révélées après une pause)
• La composante en direct peut avoir un entretien entre votre président/e et une personnalité importante de votre industrie.
• Il peut commémorer les employés en présence virtuelle, y compris des prix, des bonus, etc.

6. Pas encore convaincu? Voici quelques autres avantages à considérer:

• Augmentation de la fréquentation. Il est plus facile de programmer un créneau horaire dans votre planning pour ouvrir votre écran. Vous pouvez prolonger la fréquentation régionale ou nationale habituelle en atteignant des partenaires du monde entier et des employés à l’étranger.
• Événement enregistré. Tous ceux qui ne pouvaient pas visualiser le flux en direct peuvent désormais accéder à la vidéo et se sentir inclus.
• Vos employés se sentiront en sécurité dans le confort de leur foyer.
• Dans l'ensemble, il est simplement plus attrayant d'un point de vue logistique et financier pour tous.
  

7. Comment choisir un lieu pour un événement hybride?

• Il est probable que l’entreprise audiovisuelle avec laquelle vous travaillez en temps normal propose désormais de tels services et possède des droits exclusifs avec des salles dans votre région. Demandez-leur!
  
• Recherchez les lieux qui offrent des forfaits clés en main comme les salles de bal Le Windsor qui incluent déjà un volet de diffusion Web. De cette façon, vous éliminez la possibilité d'erreurs avec une entreprise audiovisuelle travaillant dans un espace inconnu où les connexions Internet pourraient ne pas être assez fortes.
  
• Assurez-vous que le lieu soit grand, aéré, aie de hauts plafonds / une bonne circulation d'air, soit intéressant à regarder, propose des repas et soit conscient du COVID. Personne ne veut une toile de fond vierge! Par exemple, aux salles de bal le Windsor, vous pouvez ajouter une atmosphère luxueuse et festive à votre événement avec ses hauts plafonds, ses murs ornés, un grand choix de meubles et un éclairage d'ambiance.

Rédigé par Laurie Robitaille, Responsable des ventes et marketing

Traduit vers le français par Isabelle Rochon, Directrice des ventes